Google Forms para obtener datos

Google Forms¡Por fin se terminó con la piscina! Tres días rascando… y cuando pienso lo sencillo que hubiera sido utilizar un decapante, me echo a temblar. Pero bueno, no había más remedio, así que…

 

Pasemos a lo que importa. El procesamiento de actividades dentro del programa AcoLITE es un apartado muy importante. En la anterior versión, las actividades debían de introducirse a mano, y aunque fuera un procesado ‘por lotes’ (introducías de una tacada varias actividades), debía de realizarse a mano, lo cual cuando hay una alta demanda de actividades, resulta bastante tedioso y tiende a producir errores en la entrada de datos. Aunque la revisión es una tarea necesaria, quería automatizar la entrada de actividades a través de formularios. Barajo distintas posibilidades:

  • Herramientas de pre-procesado: Las actividades se envían en formato DOC, el cual es cerrado y no se puede leer de él con comodidad… ¡al menos desde Linux! Existen herramientas para ayudar al data mining (obtención de datos) de archivos DOC, como por ejemplo catdoc, pero no es análogo en Windows, paradójicamente, donde tenemos que recurrir a programas propietarios o bien a implementar nuestra propia herramienta utilizando .NET, lo cual no es difícil. Esta opción tiene la ventaja de que genera poco rechazo (por no decir ninguno) en los usuarios finales de los formularios (la gente se siente cómoda utilizando el MS-Word y las quejas suelen ser mínimas). El problema parte de los cambios de formato (el usuario que rellena el formulario puede guardarlo con un formato más moderno que el catdoc no reconozca correctamente) y de la dificultad inherente a programar dos herramientas diferentes para dos sistemas distintos.
  • Cambio de formato de formularios: Esta solución implica un cambio de paradigma: bien sea por imponer una plataforma de formularios (p.e: LibreOffice o Google Docs), o cambiar el modo de envío de los formularios (a través de una página web creada mediante Joomla, WordPress, Drupal o cualquier otro CMS). La ventaja es que podemos forzar el formato interno de forma opaca al usuario, el cual interacciona con el formulario mediante una plataforma web. Esto también significa formar a los administradores de actividades para que puedan funcionar con esa tecnología, o incluso imponer a la organización el empleo de un CMS y un plugin concretos.
A pesar de ello, el empleo de formularios web es lo bastante flexible como para plantearlo. Existen limitaciones, también, impuestas por el servicio de hosting; por lo general, dichos formularios web se apoyan en servicios de bases de datos donde almacenar la información y algunos proveedores tienen capado el acceso externo a dicha base de datos, siendo imprescindible utilizar el phpMyAdmin que tienen en su interfaz web. En tal caso, se impone un paso adicional que implica conectarse manualmente, descargar los nuevos datos en un formato txt o volcado, y luego procesar dicho volcado en nuestra máquina (este fue uno de los motivos que me llevó a utilizar SQLite como DBMS en vez de un gestor centralizado tipo MySQL, Oracle o Postgre). Y aquí es donde entra Google Forms…

Formularios Google: oferta muy tentadora.

Para empezar, los formularios en Google Docs son muy sencillos de realizar. No es necesario más que acceder a nuestra cuenta de Google Docs (gratuita, no tienes más que registrarte en Google para tenerlo y es tan simple como crearte un correo GMail), y tienes una interfaz visual que te ayudará a crear el formulario. Además, existen multitud de plantillas para personalizar la apariencia del formulario.

Bien, en nuestro caso empezaríamos por crear un archivo de hoja de cálculo, en plano y sencillo, y antes de rellenar nada iríamos al menú de Herramientas y seleccionaríamos Formulario. Creamos un nuevo formulario, y mediante el asistente podemos incluir todas las casillas, preguntas, cuadros variables y demás que necesitemos. Cuando terminemos, le daríamos a Salvar y, ¡listo! Ya tenemos preparado nuestro formulario web, el cual podemos no sólo incrustar dentro de cualquier web o CMS, restringiendo el acceso mediante dicho CMS, sino que también podemos enviar por correo electrónico para que rellenen nuestros usuarios finales. La ventaja es, que toda la información que ellos introduzcan en el formulario irá a parar a nuestra hoja de cálculo, la cual podemos descargar en cualquier momento y en el formato que prefiramos para recopilar y procesar esa información (se me ocurre formato CSV, aunque existen otras posibilidades :D)

Es más: empleando la API de Google, podemos incluso generar herramientas que se encarguen de hacerlo por nosotros, descargando periódicamente dicho archivo CSV y procesándolo por nosotros. Sólo necesitariamos identificarnos meidante OAuth contra Google y acceder a nuestros datos. Cómodo, ¿eh?

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